TUGAS II
KELOMPOK 8
BAB V1-IX
BAB VI
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
I. Pengorganisasian Melalu Outline
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah
dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
- Perencanaan
Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar
dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan
tersebut meliputi :
- Penentuan
tujuan
- Analisis
audiens
- Penentuan
ide pokok
- Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan
dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
- Mengorganisasikan
pesan
- Memformulasikan
pesan
3.Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
- Menyunting
pesan
- Menulis
ulang
- Memproduksi
pesan
- Mencetak
pesan
II. PENENTUAN TUJUAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
- Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang
yang ada.
- Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
- Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
III. ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan,
audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal
pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu
dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai
pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama
pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif
sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
- Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
- Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
- Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
- Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
- Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama
seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang
harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan
kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis
menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun
dengan format yang menarik.
IV. PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme)
yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai
melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan
topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok
dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide
pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
- Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
- Random
List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut.
Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan
yang tidak penting.
- Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
- Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik
sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan,
di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik,
akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
- Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta
petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem
senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya
untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah
berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau
relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai
keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
V. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang
ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan
atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak
di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua
orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam
berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata
dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada
sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
- Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens..
- Pesan
anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
- Anda
tidak memerlukan catatan permanan
- Anda
dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
- Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
- Anda
tidak memerlukan unpan balik segera.
- Pesan
anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
- Anda
memerlukan catatan permanen.
- Anda
ingin mencapai audiens yang luas.
- Anda
ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
- Percakapan
tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
- Telepon,
voice mail
- Radio,
televisi, Computer
- Pita
audio dan video
- Teleconference
- Video
conference
Media pada saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
- Elektronik
mail / email
- Telepon
(sms)
- Computer
- Faks
- Telegram
- Pos
biasa dan khusus
BAB VII
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
- Ketrampilan
Merevisi Pesan
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak
semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang
baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan
berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan
secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun
format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan
bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara lisan.
- Pesan –
pesan Bisnis Tertulis.
A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara
seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan
tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa
pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada
pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama
mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian,
dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari
sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup
antara lain:
1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai
dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan
kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan
penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga
makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam
suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng
telah disampaikan.
C. Mengedit format dan layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis
adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda
baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format
penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas
yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.
- Pesan –
pesan bisnis lisan
Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan
secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun
memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan
kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada
audiens
b. Pengorganisasian pesan
Mencakup 3 poin penting, yaitu:
1) Pembuka (misalnya, salam pembuka,
perkenalan diri)
2) Penyampaian substansi pesan
(misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
3) Penutup (misalnya: kesimpulan,
saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan –
pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk
tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak
monoton.
- Pemilihan
Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis
kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti
adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk
mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang
baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
- Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah
dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.
- Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan
penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya
maksud dari pesan-pesan bisnis.
- Membuat
Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam
setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam
predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya
berupa kata benda.
- Tiga
jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
- Cara
mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan
suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan &
Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c). Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu
pokok bahasan tertentu.
d). Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim
pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih
terarah atau terfokus.
e). Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau
kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan
jelas.
- Menulis
Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada
yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku
bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
- Hanya
memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
- Tidak
melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
- Mengirim
dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen
bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen
menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya ,
kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan,
proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau
diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis
dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk
membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing,
photoshop, dan lain-lain.
BAB VIII
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
A. Pengertian
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah
suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang
jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk
tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu
pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu
institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan
atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
- Untuk
memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi perusahaan.
- Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal.
- Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
- Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi:
- Menurut
fungsinya.
– Laporan informasional adalah laporan
yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa
kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
– Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan
fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi
rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal.
- Menurut
subyeknya
– Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen
mana suatu laporan itu diperoleh. Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia,
Produksi dan sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
– Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat
formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas
dasar apakah secara berkala atau khusus.
– Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan
otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut
keasliannya
– Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar
permintaan atau kuasa dari orang lain.
– Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan
itu sendiri.
– Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi
atau perusahaan swasta.
– Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah
atau lembaga yang dibiayai Negara.
5 Menurut frekuensinya
– Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang
disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan
penjualan
– Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang
unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
- Menurut
jenisnya
–
Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan
infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan
formal sering disebut dengan laporan panjang.
–
Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan
kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada
laporan informal.
- Menurut
Kegiatan Projek
–
Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu
laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut
pelaksanaan Pertemuan
–
Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya
terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
–
Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
–
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang
lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
B. Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis
- Definisikan
Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Perencanaan adalah melakukan analisis
masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan.
- Pertimbangkan
Siapa yang akan Menerima Laporan. Menentukan Ide atau Gagasan. Tuliskan
semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan
rencana kerja yang rinci.
- Mengumpulkan
Bahan yang Diperlukan. Mengumpulkan fakta yang diperlukan dari
sumber-sumber yang dapat dipercaya.
- Menganalisis
dan Menafsirkan Data.
- Mengorganisasi
Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.
C. Bagian Pokok Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa
hal seperti:
- Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
- Layout
atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di
bahas.
- Masalah
: diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan
bisnis disampaikan.
- Maksud
: point terpenting dalam pelaporan bisnis
- Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
- Metodologi
: metode pengumpulan informasi
- Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
- Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang
maka,wajib disampaikan.
- Definisi
istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
- Keterbatasan
: dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
- Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat
digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan
tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan
keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga
maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan
secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
- Pengorganisasian
Isi Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi
laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih
dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria
pembaca:
- Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
- Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
- Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih
dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada
kriteria pembaca:
- Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
- Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
- Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS
- Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang
perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi
Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak,
menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
laporan bisnis;
- Masalah,
biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
- Maksud,
merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang
Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan
dalam sebuah laporan bisnis;
- Metodologi,
mengacu pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber,
mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan
bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar
Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
- Definisi
Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan,
adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat
digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul
“Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
- Isi
Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi
laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting
secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud
penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup
temuan fakta yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan
secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan
memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian
penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup
adalah sebagai berikut:
- Rangkuman,
berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi
poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan,
berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi,
menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang
telah dibuat;
- Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
- PENGORGANISASIAN
ISI LAPORAN BISNIS
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan
dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan
cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan
ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal
yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara
langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk; Lebih suka untuk menentukan
sesuatu dengan segera; Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan; Ingin mengetahui
pandangan penulis laporan dengan segera; Lebih menyukai laporan yang disusun
dengan cara deduksi.
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita
menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita
memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita
menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya; Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang
menyenangkan (‘berita buruk’); Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat
menerimanya; Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya
saja; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
BAB IX
Presentasi Bisnis
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
a. Penguasaan
terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan
merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan
kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap
materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan
kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image )
yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah
materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
b. Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan
dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu
memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang
dikehendaki.
Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat
digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ),
transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi,
VCR, dan LCD Projector.
c. Menganalisis
siapa audiens ( Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan
baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.
Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa,
di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat
mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang
dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan
antisifatif.
d. Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat
mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi
bisnis
Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi
a. Papan
tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
Merupakan salah
satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb
relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya,
briefing, rapat maupun diskusi
b. Flip Charts
adalah sebuah
papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila
lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau
menyobeknya.
c. Transparansi
overhead project
nampaknya
merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara.
Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan
kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg
dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar,
bagan dsb.
d. Papan tulis
elektronik
Papan tulis
elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul
bagian bersih yang baru dan seterusnya
e. Video
cassete recorder (vcr)
Video cassete
recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan
persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau
kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video .
kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
f. PANEL
LCD
Panel liquid
crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis
laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan
port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan
bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
g. Proyektor
LCD
Proyektor LCD
(liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak
di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam
perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari
produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD
ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal
Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer
meja (desktop komputer)
Menganalisa Audiens
Dalam
menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam
pertanyaan mendasar berikut ini :
1. Siapa
audiensnya?
Analisis audiens
ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
2. Apa yang
diinginkan audiens?
Agar penyampaian
pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu
mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
3. Dimana melakukan
persentasi?
Bagi pembicara,
pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan melakukan
persentasi?
Seorang
pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi
bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
5. Mengapa melakukan
persentasi?
Sebelum
melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab
pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
6. Bagaimana
melakukan persentasi?
Seorang
pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi
persentasi bisnis yang berbeda-beda.
cukup banyak
variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan
yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi
tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis
operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis
tersebut digunakan demi suksesnya suatu presentasi bisnis.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain:
blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi overhead projector, slide,
papan tulis elektronik, VCR, panel LCD projec tor. Masing-masing alat bantu
presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat
dijelaskan berikut ini.
1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang
sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan.
Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang
banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini
cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun
diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai
berikut.
tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
2. Flip Charts
Flip charts adalah sebuah papan yang
dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar
kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang
masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga
memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
3. Transparansi Overhead
Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat
bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan
dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan
survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57%
lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan
mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat
dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi
komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk
membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil
yang lebih baik.
4. Slide
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi bisnis.
Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan
tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan
ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat
dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas
tinggi Berta dapat disimpan dalam disket.
Cara Melakukan
Analisis
Sekarang Anda sudah tahu aspek-aspek penting yang
harus Anda analisis. Selanjutnya Anda bisa memulai menganalis. Namun ini butuh
proses dan butuh strategi yang tepat supaya semua berjalan sesuai dengan
harapan.
Terkait dengan analisis ini, ada empat strategi yang
bisa Anda kembangkan.
1. Melakukan analisis pribadi
Langkah ini adalah titik awal untuk analisis audiens
Anda. Anda harus dapat memperkirakan sendiri tentang audiens
Anda. Di sini Anda dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa
Anda melakukan presentasi. Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah
orang-orang yang ada keterkaitan dengan kegiatan tersebut.
Jika dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya
ada beberapa hal yang belum Anda ketahui. Ini dapat menjadi target sisa
kegiatan analisis audiens Anda. Jadi kegiatan analisis Anda akan jauh lebih
efektif dan efisien.
2. Wawancara dengan panitia penyelenggara
Wawancara dengan panitia penyelenggara dapat Anda
lakukan apabila Anda menjadi presenter yang diundang untuk berbicara dalam
sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar, pelatihan, kuliah umum atau yang
lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat janji untuk bertemu dengan
panitia, jika mungkin. Atau bisa juga menghubungi mereka menggunakan kontak
telefon.
3. Wawancara dengan audiens
Jika Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan
beberapa audiens, Anda dapat memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang
diri mereka . Tidak harus semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens
Anda. Meskipun ini tidak dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang
akan hadir. Namun ini tetap akan berguna bagi untuk mempersiapkan
presentasi Anda.
Jika wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan
jauh hari sebelum presentasi, Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau
ketika kegiatan presentasi mau dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak
dapat membuat perubahan besar untuk konten Anda. tetapi Anda dapat menggunakan
beberapa kata kunci atau frase untuk beradaptasi dengan audiens Anda.
Supaya dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda
datang lebih awal, sehingga Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta
berinteraksi dengan mereka.
4. Lakukan pengamatan selama presentasi
Strategi ini dapat Anda lakukan selama proses
presentasi berlangsung. Ini memang tidak akan merubah apapun dari presentasi
Anda, namun ini akan membantu Anda untuk presentasi berikutnya.
Sebagai contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang
saya lakukan, saya selalu mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi
yang perlu saya tambah, saya kurangi dan saya tekankan. Kemudian dari
pengetahuan ini saya dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk
pelatihan selanjutnya.
Nama Kelompok :
Dinda Laraswati (13214167)
Dini Hardiyanti (13214182)
Sari Amalia (1A214052)
Tika Nataria (1A214771)
